Dokumentenablage automatisieren: So spart ihr Stunden!
Jeden Monat mehrere Stunden mit Rechnungen und Dokumentenablage zu verbringen, war für mich keine gute Lösung. Deshalb habe ich meinen Prozess mit Low Code und KI weitgehend automatisiert. Heute brauche ich dafür nur noch wenige Minuten – vom Eingang einer Rechnung bis zur Ablage und Weiterleitung.
Mein automatisierter Workflow
Rechnungen treffen häufig in einer Shared Mailbox ein. Microsoft Power Automate übernimmt die Anhänge und legt sie in SharePoint ab. Von dort steuert n8n die weitere Verarbeitung. Paperless-ngx dient mir als zentrale Dokumentenablage, klassifiziert die Dokumente und stellt sie strukturiert bereit.
KI hilft mir dabei, relevante Informationen aus den Dokumenten zu ermitteln und weiterzuverarbeiten. Passende Belege werden anschließend automatisch an meinen Steuerberater weitergeleitet. Meine Infrastruktur kombiniert dafür n8n, Paperless und OpenClaw. Selbst Rechnungen, die per Post eintreffen, kann ich in diesen Ablauf aufnehmen.
Codex holt Rechnungen aus Portalen
Nicht jede Rechnung kommt per E-Mail. Einige Belege muss ich aus Kunden- oder Anbieterportalen herunterladen. Dafür setze ich Codex ein, das diese wiederkehrende Aufgabe automatisiert erledigt und die Dateien dem weiteren Workflow zuführt.
Das Setup lässt sich sicher nicht auf jede Umgebung eins zu eins übertragen. Die einzelnen Bausteine zeigen aber, wie sich administrative Prozesse mit Power Automate, n8n, Paperless und KI schrittweise vereinfachen lassen. Mich interessiert dabei besonders, wo Automatisierung zuverlässig Zeit spart, ohne die Kontrolle über sensible Dokumente zu verlieren.
Kapitel
- 00:00 Dokumentenablage mit KI automatisieren
- 00:24 So funktioniert mein automatisierter Workflow
- 01:27 Rechnungen automatisch aus E-Mails verarbeiten
- 02:45 Von Power Automate zu n8n
- 04:51 Paperless verarbeitet meine Dokumente
- 06:42 Dokumente automatisch weiterleiten
- 08:38 Meine Infrastruktur mit n8n, Paperless & OpenClaw
- 10:40 Rechnungen per Post automatisch verarbeiten
- 11:14 Rechnungen mit Codex automatisch herunterladen
- 13:35 Fazit: So viel Arbeit spare ich mir
Weitere Automatisierungs- und KI-Anwendungsfälle findest du bei Modern Workplace Diaries. Passende Themen auf YouTube sind #Automatisierung, #KI, #n8n, #PowerAutomate und #Paperless.